乐虎国际專業委員會條例(2018年1月18日第一屆常務理事會第二次會議通過)

第一章  總則

第一條 乐虎国际(JSAI)專業委員會(英文:Technical Committee,縮寫TC)是根據人工智能及相關領域的研究、開發及應用的發展需要,由JSAI設立的二級專業分支機構,是JSAI開展學術活動的主體。專業委員會接受JSAI的直接領導。

第二條 專業委員會(以下簡稱專委會)的宗旨是:團結、聯合、組織人工智能及相關領域的專業人士,按照不同領域或專業開展學術/技術交流、發展戰略研究、專業技術标準制定、專業資格認可、專業培訓等相關活動,提高所從事領域的科研、教學、應用水平,促進研究成果的應用和向産品的轉化,提升在省内外科技活動和國際學術方面的影響力。專委會堅持學術民主和組織上的開放,根據學科發展和技術應用的需求開展活動。

第三條 為規範專委會的組織和學術活動,根據《乐虎国际章程》制定本條例。專委會須遵照章程和本條例及學會其他有關規定開展工作。

第二章  專委會的創建、撤消、更名和合并

第四條 專委會的創建

(一)申請。滿足如下條件可聯名提出創建專委會的申請:1.學會會員中相關領域的專業人士大于等于40名;

2.會員所在單位數量大于等于5個。申請者須向學會秘書處提交申請表和申請報告。申請報告的内容包括拟成立的專委會的定位、所涉及的專業内容、發展現狀、成立該專委會的必要性以及專委會成立後的活動方式,并須說明是否和現有專委會覆蓋的業務範圍重疊等。申請中應注明主要發起人和聯絡人(申請表見附件一)。學會學術工作委員會(簡稱學術工委)可直接提出創建新專委會的動議,其程序和内容同本條專業人士的申請。創建動議由秘書處提交常務理事會審議。

(二)審核。學會收到創建新專委會的申請報告後,由學術工委審查其創建的必要性,并在2個月内告知申請人是否能夠提交常務理事會審議。如果需要,學術工委可要求申請人作口頭陳述。對不能提交常務理事會審議的申請,學術工委要告知發起人拒絕的理由。

(三)批準。學會常務理事會根據拟創建專委會的申請報告和學術工委對拟創建專委會的審查報告進行審議,并決定是否同意成立該專委會。在學會常務理事會同意成立後,該拟新建專委會即可按照本條例的規定開展籌備工作,條件成熟時召開全體委員大會,按照學會章程選舉專委會負責人并将負責人及委員名單報學會常務理事會同意,由學會宣布該專委正式成立之後,才能以專委會名義對外開展活動。對未獲常務理事會批準的申請,學會秘書處在常務理事會作出決議後10日内告知發起人結果和未批準理由。

對新出現的專業領域或跨領域的學科,但發展尚在初期或規模未能達到專委會要求的情況,可設立直屬學會的專業組。專業組的組織程序同專委會。專業組僅能以學會的名義開展活動,而不能以專業組的名義對外開展活動。

第五條 專委會的更名和合并

專委會全體委員會議可作出專委會更名或合并的決議,報學會秘書處,經學術工委審查後,由秘書處報學會常務理事會審議。學術工委可通過秘書處向學會常務理事會提出專委會更名或合并動議,10日内書面通知到被更名或合并的專委會。該專委會對學術工委動議若有異議,在接到書面通知30日内可提出異議,由秘書處報學會常務理事會審議。

常務理事會對專委會決議或學術工委動議進行審議,等待批複期間,專委會仍按原有設置開展活動。更名後的專委會按原專委會的組織機構運行。合并後的專委會,按照新成立專委會的程序辦理。更名或合并的決議或動議未獲批準,相關專委會照常運行。

第六條 專委會的撤消或重組

專委會全體委員會議如有三分之二以上到會委員同意可提出撤銷本專委會的動議,報學會秘書處,由秘書處提交學會常務理事會審議。

專委會所從事的領域在學術、技術、應用和産業方面已沒有足夠的需求,或已被别的專業領域所涵蓋時,學術工委可提出撤銷或重組該專委會的動議,由秘書處提交學會常務理事會審議。

專委會有下列情形之一者,秘書處可提出撤銷或重組的動議,提交學會常務理事會審議:

(一)專委會連續2次未通過學會的評估;

(二)專委會的委員數不足本條例規定的最低人數;

(三)專委會有嚴重違反學會章程、條例或常務理事會決議的行為。

秘書處提出撤銷或重組動議,應在10日内書面通知到該專委會。該專委會若有異議,在接到書面通知30日内可提出異議,由秘書處報學會常務理事會審議。

常務理事會對專委會的動議或秘書處動議進行審議,并決定是否要撤銷或重組該專委會。一經常務理事會作出撤銷專委會的決議,該專委會應立即停止任何活動。常務理事會通過決議決定重組專委會後,由秘書長牽頭學術工作委員會和專委工作委員會(簡稱專委工委)開展重組工作,主持選舉主任、副主任和秘書長。如秘書處提出的撤銷或重組專委會的動議未獲常務理事會批準,相關專委會的工作不受影響。

第三章  專委會組織機構

第七條 專委會委員

(一)專委會委員由本領域内有一定學術成就或管理能力的專業人士擔任,且必須是學會會員。委員主要以個人身份參與專委會的工作。專委會委員可設團體委員,團體委員須派一位代表(且僅限一位代表),代表該單位參與專委會的工作,該代表應由其所在單位書面推薦,并按學會規定辦理入會手續和繳納會費。委員構成應考慮單位性質和地區分布,來自同一單位的委員數不超過委員總數的10%。與應用或産業關系密切的專委會,須吸收一定數量的來自企業的人士作為委員。

團體委員代表需要更換人員時,由所在單位向專委會主任提出書面更換推薦函。若團體委員單位未能履行其職責,則取消該單位團體委員資格以及團體委員代表資格。

(二)學會會員可申請專委會委員資格,申請人須填寫專委會委員申請表(申請表格見附件三),并得到2位以上該專委會在任委員推薦方可成為專委會委員正式候選人。在專委會換屆期,上一屆委員可自動成為新一屆專委會委員候選人。

(三)第一屆專委會委員由專委會發起人和學術工委推薦産生。新一屆專委會委員由上一屆專委會委員選舉産生。新一屆委員數由專委會主任會議提議,專委會全體會議或常務委員會确認。委員選舉由到會專委會委員以無記名投票方式選舉産生,到會委員超過專委會委員數半數以上選舉方為有效,得票超過到會委員半數者根據事先設定的應選人數得票多者當選。在選舉新一屆領導機構前完成專委會委員選舉。委員選舉由上一屆專委會主任主持,也可由主任委托的副主任或秘書長主持。

(四)在專委會換屆之間可進行委員增選,委員的增選方式同委員的選舉方式。

(五)委員連續2次不參加專委會組織的學術會議、工作會議或活動,視為自動退出,由主任通告全體委員,并報學會秘書處備案。因上述原因退出專委會的委員,一年内不得申請該專委會委員資格。在委員連續兩次未參加專委會組織的活動時,專委會有提醒義務。

(六)每個專委會的委員數至少40人。

第八條 領導機構的設置

(一)專委會設主任1人(須為學會理事),秘書長1人,副主任人數為委員數的10%,最多不超過5人。如專委會認為需要,可推出其中一名副主任為第一副主任。秘書長在專委會領導下負責日常工作,在專委會閉會期間,其工作對主任負責。專委會可根據需要建立秘書處。

(二)專委會可設立常務委員會。常務委員會人數由專委會全體委員會議确定,但不超過委員總數的三分之一。常務委員會由專委會全體委員會議選舉産生。專委會主任、副主任、秘書長是常務委員。

第九條 領導機構的選舉

(一)主任、副主任、秘書長的選舉由學會組織工委或由學會秘書長委托的理事主持。學會組織工委負責受理候選人申請和資格審查。

(二)專委會委員均可在選舉2周前向學會秘書處提出競選主任、副主任的書面申請(申請表格見附件二),且需得到至少5位委員的書面支持方可成為正式候選人。

(三)專委會委員可以直接推薦主任、副主任候選人。當有5個委員推薦同一人,且得到該被推薦人同意時,被推薦人可成為正式候選人。

(四)主任、副主任、秘書長由專委會全體委員會議以無記名投票方式選舉産生,到會委員超過專委會委員數半數以上選舉方為有效。選舉順序是:主任、副主任、秘書長,有效得票超過到會委員數半數者當選。在第一輪選舉中,若僅有1名主任候選人,且得票未超過半數,則主任選舉暫停;若有2名主任候選人,且得票都未超過半數,則簡單多數當選;若有3名及以上主任候選人,且無1人得票超過半數時,則在得票最高的2名候選人中進行第二輪選舉,簡單多數當選。

副主任由得票超過半數的候選人中按得票多少順序當選。如當選的副主任數少于事先确定的應選人數,則可再次投票選舉差額部分。差額部分候選人數為差額應選人數加1,候選人從得票較多的未當選者中産生,得票超過半數者當選。如本次選舉完後當選的副主任數仍少于事先确定的應選人數,則不再選舉。

若選舉中未産生專委會主任,由當選的副主任得票數前2名作為主任候選人,再進行主任選舉,簡單多數當選。因選舉主任使得副主任名額空缺可直接補選。

(五)秘書長候選人由主任提名。如由主任兩次提名的秘書長候選人得票都未超過到會委員數半數,則主任失去提名資格,秘書長候選人改由委員提名。如有5名委員聯合提名同一人,則該被提名人為秘書長正式候選人。如第一次選舉無1人得票超過半數,則進行第二次提名和選舉,簡單多數當選。

(六)主任、副主任、秘書長經選舉産生後,由學會常務理事會批準,由學會頒發聘書,由理事長簽發。

(七)主任、第一副主任不兼任秘書長。

(八)擔任本學會專委會主任職務者不得擔任本學會其他專委會主任,不得兼任其他專委會的副主任或秘書長。

(九)擔任專委會秘書長職務者不得擔任本學會其他專委會秘書長,兼任其他專委會副主任職位不得超過1個。

(十)一人擔任本學會專委會副主任或委員職務不得超過2個。

(十一)當選的主任、副主任、秘書長本人工作更換後,在專委會的任職不變。

第十條 任期和屆中更換

(一)專委會每屆四年。主任連續任期最長不超過2屆。

(二)專委會換屆和學會理事會換屆同步,且在學會理事會換屆30天之前完成。

(三)主任在任期間不能履行其職責時,如有四分之一委員提出改選主任的動議,則由學會專委工委或者由學會秘書長委托的理事召集專委會全體委員會議,決定是否要罷免主任,以及決定重新選舉主任還是由第一副主任繼任主任。繼任主任任職至當屆專委會任期屆滿為止,繼任主任的任職不計為連續任期。

(四)屆中增選副主任可由專委會主任主持,但須在增選前2周報學會組織工委批準後方可進行。

(五)如專委會年度評估連續2次不合格,秘書處可提出重組該專委會、重新選舉主任、副主任和秘書長的動議,按本條例第六條執行。

第十一條 主任的職責是:

(一)對外代表專委會發言;

(二)組織、主持召開專委會全體委員會議,主持委員的選舉;

(三)會前拟定會議議程草案和相關文件,供全體委員會讨論、審議;

(四)督促形成會議紀要;

(五)領導專委會制定年度工作計劃并組織實施;

(六)領導和組織專委會撰寫本專業領域年度學科發展報告;

(七)審批專委會财務收支,由秘書長執行;

(八)簽署專委會有關文件;

(九)按照本條例規定向學會報告年度工作計劃和活動開展情況。

第十二條 秘書長的職責是:

(一)負責專委會日常工作,和學會保持密切聯系;

(二)如已設立秘書處,負責領導秘書處的工作;

(三)在主任的領導下負責财務的收支,票據由主任簽批,或由主任授權秘書長簽批;

(四)負責保管和根據主任的批示使用圖章;

(五)負責會議紀要草稿的形成、發放和存檔;

(六)專委會活動的推廣和宣傳;

(七)向專委會全體委員會議報告專委會年度财務狀況;

(八)其他由專委會規定的應由秘書長完成的工作。

第十三條 專委會委員享有下列權益:

(一)提名權、推薦權、選舉權、被選舉權和表決權;

(二)優先參加專委會各項活動;

(三)對專委會工作提出批評建議和進行監督;

(四)有退出專委會的自由。

專委會委員應履行下列義務:

(一)遵守學會章程和條例,執行專委會決議,維護專委會的聲譽和權益;

(二)關心專委會工作,按規定參加專委會組織的工作會議和活動,完成專委會委托的工作。

第十四條 專委會可以根據需要成立專業學組,報學會備案。學組僅為專委會工作方便而設立的内部機構,對外不得以學組名義開展活動。

第十五條 專委會秘書處設在主任所在單位,也可根據專委會全體委員會議決議設在副主任或秘書長所在單位。秘書處所在單位應支持專委會的工作,且須以書面形式保證向專委會提供必要的人力、物力的支持。

第十六條 如專委會認為需要,專委會可設名譽主任、顧問或榮譽委員。名譽主任、顧問或榮譽委員由主任提名,經專委會全體委員會議或常務委員會會議表決同意後,由主任頒發聘書。名譽主任、顧問或榮譽委員可列席專委會會議,但不具有選舉權、被選舉權和表決權。

第十七條 以專委會主任身份擔任學會理事者,在其離任後,不再擔任學會理事職務。

第四章 專委會的活動

第十八條 專委會應根據各自特點開展各種形式的學術活動,如專題學術研讨會、學術年會、學術論壇、沙龍,組織會員參加國際學術會議和技術展示會,加強與國際同行的交流與合作。專委會應:

(一)每兩年至少舉辦一次全省性學術會議,每年至少舉辦一次學術活動;

(二)以電子刊物或印刷方式,向委員發放内部學術交流刊物;

(三)組織或參與編寫、出版有關的大中專教材、培訓資料、學術專著;

(四)撰寫本專業領域的技術發展報告;

(五)參與學會組織的學術活動和其他有關活動;

(六)推薦本專業領域的新技術術語;

(七)建立學術交流網站,發布有關學術活動信息及相關資料;

(八)學術活動對學會會員開放且收費優惠幅度不低于20%。

第十九條 專委會每年至少召開一次專委會工作會議。會議内容包括:讨論由主任提出的工作草案,制定年度工作計劃,檢查和評估工作完成情況,讨論其他委員提出的議案等。專委會全體委員會議所作出的決議,須有半數以上委員到會,并有出席者半數以上同意方能生效。委員不能到會時,不可書面委托他人參加會議。工作會議可以現場形式召開,也可以通信方式召開。但人事任免、選舉和其他重大事項必須召開現場會議。

第二十條 會議紀要和信息傳播

工作會議由秘書長負責組織記錄,并在會後3個工作日内形成會議紀要初稿,2周内由所有參加會議人員修訂确認後由主任簽發。會議紀要在主任簽發後2日内報學會秘書處。專委會須及時更新本專委會網站的内容。

第五章  專委會工作的評估和财務管理

第二十一條 學會根據專委會的學術活動和工作開展情況按年度對專委會進行評估。專委會應根據學會要求,将學術活動開展情況和工作情況書面報告學會秘書處。評估工作由學會秘書處負責。評估結果由學會常務理事會确認後發布。學會對優秀專委會進行表彰,并給予經費獎勵。對評估不合格的專委會提出警告和整改意見。

專委會評估細則由《乐虎国际專業委員會評估辦法》規定。

第二十二條 财務管理

專委會的财務管理按照《蘇乐虎国际:省人工智能学会财務管理條例》執行。

第六章  附則

第二十三條 專委會對外開展活動或對外宣傳時,必須注明“乐虎国际”字樣和學會會徽。

第二十四條 專委會可根據情況制定本專委會工作條例或實施細則,但不得與本條例和學會的其他規則相沖突。專委會制定的工作條例或實施細則須經學會秘書處審查批準後方能實施。

第二十五條 本條例經學會常務理事會審議通過後生效。學會常務理事會負責本條例的解釋。

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