乐虎国际學術活動組織條例(2018年9月7日第一屆常務理事會第三次會議通過)

第一章  總則

第一條 為規範本學會學術活動的組織流程,保證活動效果,提升活動影響力和乐虎国际的品牌價值,制定本條例。

第二條 本條例适用的範圍是乐虎国际(簡稱JSAI)主辦、協辦、支持的學術活動。活動是指公開舉行的學術會議、研讨會、報告會、論壇等。

第三條 舉辦學術活動須遵循如下原則:

(一)有助于人工智能技術的發展和應用。

(二)有助于提高JSAI的學術影響力。

(三)有助于服務JSAI會員。

(四)有助于增加JSAI經費。

第四條 學術活動與本學會的關系有如下幾種:

(一)JSAI主辦:JSAI擁有活動的所有權,包括活動名稱權、經濟權、知識産權和其他權利,并承擔與活動相關的法律、政治和經濟責任。

(二)JSAI和其他機構共同主辦:JSAI和其他主辦單位共同分享活動的所有權,包括名稱權、經濟權、知識産權和其他權利,共同承擔與活動相關的法律、政治和經濟責任。權責比例由共同主辦的各方約定。

(三)其他機構主辦,JSAI協辦:JSAI不擁有活動的所有權,不承擔與活動有關的任何法律、政治和經濟責任。JSAI協辦時的權利主張根據與其他機構的約定執行。

(四)其他機構主辦,JSAI支持:JSAI不擁有活動的所有權,不承擔與活動有關的任何法律、政治和經濟責任。JSAI支持時的權利主張根據與其他機構的約定執行。

關于主辦、承辦的細則按照《關于JSAI主辦或參與活動的若幹規定》執行。

第二章  活動的申請和批複

第五條 由JSAI主辦(包括共同主辦)、協辦和支持的大型活動必須經JSAI總部批準,特别重大的活動需經常務理事會批準,JSAI總部組織的活動(包括新提議的活動和系列活動)及JSAI和其他機構合作共同主辦的活動由JSAI秘書長批準,分支機構組織的活動由JSAI秘書長或其授權的機構批準。屬于面向會員内部的小型活動,需在舉辦前一周向總部報備,無須按下條申請報批。

第六條 活動的申請和審批程序。

(一)由JSAI主辦的大型活動,承辦單位須在活動舉辦6個月前向JSAI總部提出書面申請(見附件1)。如屬于系列活動,應說明該系列活動的定位和過去舉辦的情況。

(二)JSAI總部收到承辦活動的申請後,在兩周内給予同意與否的書面回複。同意舉辦活動時,給予唯一活動編号,不同意時給出不同意的理由。

(三)由JSAI協辦和支持的活動,活動的主辦單位須向JSAI總部提出書面申請,JSAI總部予以同意或不同意的書面回複。

第七條 JSAI對其分支機構承辦的活動視情況給予如下支持:

(一)以JSAI自身的品牌對活動加以背書。

(二)在JSAI的平台上對活動予以宣傳和推廣,對大型活動除在網絡上推廣外,可在紙質媒體刊登活動消息。

(三)墊付活動用場館的預付金。

(四)對活動的風險予以擔保,當出現不可抗拒因素而導緻活動不能如期舉行時,JSAI總部支付由此發生的損失費。

(五)當承辦活動(包括出版)有困難時,可提前向JSAI總部申請資助。

第三章  活動的籌備

第八條 承辦單位的選定。按如下方式選定JSAI分支機構之外的承辦單位:

(一)承辦單位應以競争性方式選定。

(二)承辦單位應是能承擔民事責任的法人單位,并能和主辦單位簽署具有法律效力的合作協議。如承辦單位不是獨立法人單位,則責任由其具有法人資格的上級單位承擔,協議由該上級單位或由其授權簽署。

(三)能夠為活動提供包括經費在内的資源保障。

(四)有充足的人力參與活動的組織,有相應的組織能力。

(五)承辦單位選定後,主辦單位必須和其簽署協議。不簽署協議不得開展合作,任何口頭約定均不可以成為合作的依據。

第九條 組織機構。為活動組建的臨時組織機構。

(一)組織機構根據需要組建。

(二)組織機構成員為志願者,不從活動獲取報酬,但為活動的組織發生的費用可列入會議預算。

(三)組織機構成員不得以活動組織機構的頭銜從事與該活動無關的活動。

(四)組織機構在活動及善後工作結束後自然解散。

第十條 财務和經費籌措。

(一)活動籌備階段須編制詳細的預算(見附件2),報JSAI批準後執行。如是JSAI主辦的活動,則預算中應包括上繳JSAI的費用。

(二)活動經費來源:由注冊費、承辦費、贊助費、廣告費、展覽費以及其他途徑的資助等組成。

(三)注冊費:根據活動的時長、品質以及對參與者的收益大小确定。

(四)收費必須開具正式票據。

第十一條 活動場館和住宿。活動場館的選擇要能保證活動的正常進行,同時考慮參會者到達的便利以及周邊相配套的設施。場館一經确定,須和場館方簽訂使用協議。活動的組織機構應事先聯系并簽約不同檔次的酒店,便利參會者住宿。

第十二條 活動的宣傳推廣。通過活動的自有媒體、JSAI平台和社區以及社會媒體宣傳推廣活動。

第十三條 第三方服務機構。活動的組織與實施過程中可根據需要委托一家或多家第三方機構完成。與第三方機構合作時必須簽署合作協議。

第四章  活動的實施

第十四條 舉辦活動須遵守以下規定:

(一)名稱和标識:規範使用活動名稱、主辦單位名稱及标識、承辦單位名稱和其他參與機構名稱。JSAI作為主辦單位時,其名稱和标識不可和承辦或協辦單位的名稱或标識并排放置。

(二)注冊費收取:注冊費可在活動舉辦前通過網絡或現場收取,對提前注冊繳費者應給予優惠。

(三)會員優先和優惠:活動必須保證JSAI會員有優先參加的權利,注冊費必須對JSAI會員優惠,且優惠率不低于正常注冊費的20%。舉辦活動時,應提供非會員加入JSAI的便利。

(四)會議組織者要優先使用JSAI提供的會議平台。

(五)JSAI和其他機構共同主辦活動時,相關機構須遵守本條規定。

第十五條 資料收集:會議論文集需在活動之前完成,其它資料如演講PPT、視頻及照片等相關資料需要在活動中及時收集。如共享演講者的演講PPT及演講視頻須事先征得本人的同意并由其簽署同意書。

第十六條 活動指引:活動場館内外應有相應的标識方便參會者找到相應的場館。在整個活動期間,每個參加活動者必須佩戴胸牌。

第十七條 後勤保障:應對會議期間參會者的餐飲、住地到活動地點的交通、活動場館内的無線通信等服務提供便利。

第十八條 安全:活動組織者必須保證在會場留有足夠的疏散通道和安全應急出口并告知參會者。

第五章  活動的總結和評估

第十九條 活動總結。活動結束後須進行總結,内容包括:報告人、參會人數,以及活動的實施情況等。如為學術會議,則須提供投稿數、文章錄取率、出版情況等。此外,需提供與會者對活動的評價。總結須書面提交主辦單位(見附件3)。

第二十條 資料提交。活動的學術資料、論文等的電子出版權屬主辦單位,須按規定提交主辦單位。

第二十一條 财務決算。如是JSAI主辦的會議,會議結束後須将财務決算報告提交JSAI(見附件2)。JSAI與其他機構共同主辦的活動,按雙方事先的約定處理。

第二十二條 活動評估。JSAI對其主辦的活動進行評估,評估内容包括:活動組織的規範性、參會人員情況、對JSAI會員的優惠幅度和服務、與會者的評價、對JSAI信息資源及财務貢獻等。

第二十三條 對違規者的處置。

(一)對于不按照本條例的規定舉辦活動者,JSAI将根據情節給予批評、警告、停辦活動等處罰。

(二)對于不按照本條例的規定舉辦活動的合作單位,JSAI将采取停止合作、追索權利等措施,對于嚴重侵犯JSAI權益者則可提起民事訴訟。

第六章  附則

第二十四條 JSAI會員間的小型内部交流活動及内部工作會議不屬于本條例規定的範圍。

第二十五條 本條例由JSAI常務理事會制定和修訂,經JSAI常務理事會通過後生效。本條例由JSAI秘書處負責解釋。

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